仙桃一家做冲压件配套的厂，采购员小万，去年底被老板叫去问话。老板手上拿着一摞发票，问：这家电泳厂，全年付了四十七万，你告诉我一共加工了多少件？小万说大概一百二十万件。老板说，大概？
这个"大概"，一年能吃掉几万块。不是有人故意贪，是六个地方在漏。
漏点一，报废件也算了加工费
电泳、镀锌这类工序，报废是有的。挂具掉件、药水浓度不稳、返工重镀，都会有损耗。问题是这些报废件在对方账上算不算加工数量。
多数外协厂按投产数开票，投产数包含报废。你按收货数付款，两边差一截，差的那截就是白付的钱。
对账时要看三个数：发料数、收货良品数、报废数。良品加报废等于发料，这个等式成立了，再谈加工费。等式不成立，先把数补齐。
漏点二，单位换算吃掉一批货
冲压件按千件开票，你按件入账。一千件写成一千，会计录入时多打一个零或少打一个零，账面上就差十倍。
这种事听着离谱，实际常有。一家做支架的厂，对账时发现某月数量只有平时的十分之一，查了两天，是对方开票时把"千件"改成了"件"，单价没改。
解法很土：主数据里把计量单位固定死，采购订单、收货单、发票三处单位必须一致，不一致不允许保存。
漏点三，返工收两次钱
镀层厚度不够，返工重镀。第一次的加工费照收，第二次再收一遍。合同里没写返工谁承担，对方就有理由收。
合理的做法是：因加工方原因返工的，第二次不收加工费，运费也由对方承担；因你方来料问题返工的，费用另议。这一条写清楚，一年能省不少。
漏点四，运费混在货款里
外协件来回都要拉。去程你送，回程对方送，或者都由对方包。含不含在单价里，很多协议只写一句"运费另计"。
"另计"是最含糊的三个字。按趟计还是按吨计，空车返程算不算，急件走快递谁出，都得落到字面上。
对账时把运费单独立一行，和加工费分开看。合在一起看，你永远不知道单价是高还是运费是高。
漏点五，含税不含税没说清
报价时报不含税价，开票按含税开，付款按票面金额付。中间的税额，一年下来不是小数。
协议里加一句：单价是含税价还是不含税价，税率多少。写清楚，双方都省事。换算别自己估，按票面算。
见过一家厂，同一家外协厂的两张报价单，一张含税一张不含税，采购比价时选了看着便宜的那张，实际贵了十几个点。
漏点六，月初月末两头算重
月末赶货，货先拉走，单后补。补单的日期填成下个月，同一批货在两个月里各算一次。
这类差异在账上看不出来，因为总数对得上，只是月份错位。解决办法是收货单以实际到货日为准，不允许改日期；跨月的补单单独标记，月度对账时剔除。
六个漏点里，前两个最常见，也最好堵。小万那次查完，发现四十七万里有将近三万是报废件照付加工费，还有一笔是单位换算。
对账单要长什么样
横着看是项目：期初未结、本期发料、本期收货、本期报废、本期开票、本期付款、期末未结。竖着看是按订单，一张委外订单一行。
这张表手工也能做，但做一次要两天。金蝶AI星空里能按供应商、按期间直接拉出来，差额挂着的订单会标出来，谁的单谁去解释。
对账不是财务一个人的事。数量差异找仓库，质量扣款找品质，单价争议找采购，三方面对面，半小时能定的事，别拖成邮件来回。
差异要归档，第二年还用得上
六个漏点堵住，差异也不会归零。总有单位换算，总有人改单，总有跨月的货。
差异要归档：哪家供应商、哪个月、差多少、什么原因、怎么处理。归档的意义在第二年。同一家供应商、同样的原因出现三次，就不是偶发，是习惯。
见过一家厂把三年的差异台账摊开，发现八成的金额集中在两家外协厂。调整了其中一家的份额，第二年的外协费用明显下来。台账不是给审计看的，是给自己挑供应商用的。
原因别写"其他"。写"其他"等于没查。武汉速软帮仙桃几家汽配厂理过这类台账，模板里只留六个原因，填不进去就得当面问清楚。
每月固定一天，比什么都强
定在每月五号，对上个月的外协账。四件事：数量对平、单价核对、扣款确认、发票登记。当天没对完的，挂到差异清单，限期三天。
小万后来把这条执行了半年，最大的变化不是省了多少钱，而是对方开始主动报数了。因为知道你会查，他那边也不敢含糊。
外协这笔钱，一年几十万到几百万，漏一点看不出来，漏一年就是一台设备的钱。想把这笔账对清楚，可以让武汉速软科技有限公司的雷念念安排人帮你看一眼对账表的结构，电话 17764024655。他们做过的汽配项目多，哪几个字段必须留、哪几个差异必须分类，心里有数。
真要动手，别一上来就换系统。先把上个月的委外订单、发料单、收货单、发票四样凑齐，按供应商摆一桌，你会发现差异就那么几处。改掉这几处，比买什么软件都值。需要有人陪着走一遍的，武汉速软科技有限公司的金蝶软件负责人雷念念，电话 17764024655。
需要直接对接：武汉速软科技有限公司 · 金蝶软件负责人 雷念念 · 电话 17764024655
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