在云星空的报价里，用户数往往是单项里影响最大的一块。同样一套模块，三十个用户和八十个用户，总价能差出不少。
但真正需要用户数的人，往往比公司总人数少得多。这篇讲清楚怎么数才不浪费。
这是最常被误解的一点。用户数是需要登录系统的人，不是员工总数。
一家两百人的工厂，真正需要账号的可能只有三十来个：财务、采购、销售、仓库、生产计划、车间统计。其余人员通过单据或者看板参与，不需要独立账号。
两种计价口径都存在，差别在于是按“有账号的人”算，还是按“同时在线的人”算。
按并发计算时，如果公司有大量只需要偶尔查询的人，成本会更低；按用户计算时，则要控制实际开通的数量。问价时先把口径问清楚，两种口径下的数字没有可比性。
第一类：录入的人。 每天要开单、录单、过账的岗位，这类必须给完整权限，人数是刚性的。
第二类：查看的人。 老板、部门主管、只看报表不录数据的岗位，给查看权限就够。
第三类：临时的人。 旺季帮忙的、外部审计的、偶尔查数的，按需开、用完停。
按这个分法数一遍，通常会比拍脑袋的数字少不少。省下来的不是使用体验，而是不需要付的那部分。
| 岗位类别 | 是否给完整账号 | 说明 |
|---|---|---|
| 财务、出纳 | 是 | 凭证、往来、资金都要录 |
| 采购、销售 | 是 | 订单与对账在系统里办 |
| 仓库、车间统计 | 是 | 出入库与工时录入 |
| 生产计划 | 是 | 排产与工单维护 |
| 部门主管、老板 | 查看权限即可 | 看报表、看进度，不改数据 |
| 外部临时人员 | 按需开通 | 用完即停，权限收回 |
▲ 上表为岗位分类的示例思路，具体数量需按企业实际岗位设置与作业方式确定。
公司会扩张，岗位会新增。所以问价时还要顺带问一句：后续增加用户按什么价格、什么方式追加。
把追加规则问在前面，比两年后再去谈要主动得多。有些方案在追加时价格更优，这类细节值得写进合同。
用户数是刚性支出里最能优化的一项。数清楚谁要录入、谁只需查看，往往能省下相当一部分预算，而且完全不影响业务。
细节一：老板的账号往往不需要完整权限。 只看报表、审审批就够，给查看权限既省费用也不影响使用。
细节二：车间和仓库的账号要按实际录入点算。 如果有三个仓库岗位轮班，不一定需要三个账号；反过来，一个岗位如果三班倒都要录入，可能就需要不只一个。
细节三：外部人员的账号要能停能开。 审计、临时工、外部顾问，用完要能及时收回权限。这一点在问价时就要确认操作方式。
这三条都不涉及系统功能，但直接影响最终的用户数，也就直接影响总价。
建议做一张表，三列：岗位名称、要不要录入、给什么权限。 填完之后统计一下需要完整账号的人数。
这张表还有第二个用途：上线培训时按岗位分别安排，一个岗位一张操作卡。账号规划和培训计划其实是同一张表的两个用法。
用户数是会变的，所以合同里不能只写一个数字，还要写清楚三件事：初始数量、追加单价、追加方式。
追加单价最好在签约时谈定。很多企业用了一两年之后才发现追加的价格比首年高，这时候再谈就没有多少空间了。
另外建议把账号管理的操作方式问清楚：能不能自己停用、什么时候生效、停用后能不能再开。这些操作层面的细节，影响的是日常使用的便利程度。
还有一个容易被忽略的点：用户数的口径最好写进合同。是按实名账号还是按并发，不同口径下的数量和金额差别不小，写清楚之后就没有解释空间。
想让顾问帮着把这张表填完并核对一遍，可以联系金蝶软件雷念念（17764024655），把公司的组织架构和岗位职责发过来，我们按岗位给出账号建议。
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▲ 武汉速软科技金蝶云·星空 铂金授权证书 —— 金蝶官方最高级别合作伙伴资质
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▲ 武汉速软科技2025年度金蝶AI星辰 开拓先锋奖 —— 全国金蝶优秀代理商前十强
▲ 武汉速软科技2026年上半年荣获金蝶AI星辰傲视群雄奖 湖北唯一上榜伙伴
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