上个月帮人看一个案子，通山一家做笋制品的小厂，年末盘完库，仓库报的成品是 18 万件，财务账上折算出来 16 万多件。老板让我判断到底是哪个环节出的问题。
我没有先看系统，先要了四样东西：最近一个月的领料单、入库单、调拨单、盘点表。四样东西摆在一起，问题基本就出来了。
第一处：领料的时点
车间领料，如果开单时间和实际拿料时间隔了一天以上，账上就会出现一天到几天的"在途消耗"。这一天不算多，一个月三十天，天天差一天，累计起来就是一大截。
通山这家厂的情况是，车间领料由班长开纸质单，第二天交给仓管，仓管攒一周统一录。也就是说，系统里的库存平均比实物晚五到七天。
这种时点差，光看月末的数字是看不出来的，因为两边都在动。要看的是"领料单的开单日期"和"系统录入日期"的差值。这个差值如果能稳定在一天以内，说明流程还行；如果经常超过三天，那账一定不准。
第二处：成品入库有没有"卡在车间"
成品入库最容易出问题的地方，是生产线和仓库之间的那段距离。灌装好、装箱好、码在栈板上，等着叉车拉走。这段时间货算谁的？
如果仓库没签收，系统里就没有这批成品。可车间已经在算"这批做完了"。于是车间的产量和仓库的入库量对不上，财务按入库量结转成本，产量多的那部分就没有成本。
查这个很简单：拿车间的日报表和仓库的入库单逐日对，看有几天是对不上的。对不上的那几天，就是货卡在车间的时间。
第三处：退货和赠品两条暗线
食品行业的退货和赠品，是最容易脱离账的一条线。经销商退回来的货，有的入成品库，有的直接拉到车间返工，有的堆在院子里。赠品出货的时候，有时走销售单，有时直接给，不记账。
这两条线的共同点是"没有正式单据"。没有单据，系统里就没有记录，可实物是真实存在的。时间一长，账面和实物就分叉了。
查的方式是把退货记录和赠品发放记录单独拉出来，看每一笔有没有对应的出入库单。没有的，补上。
第四处：单位换算和计价方法
这一处比较隐蔽。同一批物料，采购按公斤买，生产按克领，仓库按箱存。三个单位之间如果没有固定的换算关系，每一次换算都是一次手工计算，每一次手工计算都可能出错。
还有计价方法。原料用加权平均，成品用标准成本，两边如果在月结的时候没有对齐，账面上的存货金额就会偏离。
金蝶AI星辰里可以把计量单位设成多单位，主计量和辅助计量之间有固定换算率，录入的时候按实际单位录，系统自动换算。这一步设好，前面说的手工换算就没了。
四个地方查完，通常能定位到两个以上的问题
这四个点是并列的，但实际上往往互相勾连。领料晚录，会导致在制品虚高；成品卡在车间，会导致产量和入库对不上；退货没入账，会导致库存虚增；单位换算错，会导致金额偏差。四个问题叠在一起，就是一个"说不清"的账。
所以不要指望一次改完。先改影响最大的那个。怎么判断哪个最大？看金额。四个地方的差异各折算成金额，哪个最大先改哪个。
对症的方子不一样
第一处的问题，改的是流程：领料单当天开、当天录，或者干脆让车间在系统里开单。
第二处的问题，改的是交接：仓库签收才算入库，签收时间要精确到小时。
第三处的问题，改的是制度：退货和赠品必须有单，没有单不出库。
第四处的问题，改的是主数据：单位和换算率一次设清，计价方法全公司统一。
四种改法，对应四种不同的工作。如果一锅端地"上系统"，很可能哪个都没改到位。
盘点不是查账的工具，是验证的工具
很多老板把盘点当成查账手段，盘出来差多少，就调多少。这种做法只能让账面好看，不能让流程变好。
比较正确的用法是：先按前面四个地方把流程改一遍，再盘点。这时候盘出来的差异，才是真正的损耗或者差错，而不是流程漏洞的累积。差异金额会明显变小，剩下的那部分才是真问题。
账对不上，老板该问什么
老板不需要懂分录，但需要会问三个问题：这个月账实差异多少、差异的主要原因是什么、下个月打算怎么改。
财务如果答不上来，说明这套账还没有变成管理工具，只是一个记账工具。答得上来，说明已经有人在盯这件事了。
咸宁这边做食品的中小企业，能做到这三问三答的不多。多数是老板不问，财务不说，差异就这么年复一年地挂着。
要往前走一步，靠内部人推往往推不动，因为改流程会得罪人。外面的人进来，说话反而好使一些。武汉速软科技有限公司在咸宁做过不少食品厂的账，金蝶软件负责人雷念念电话 17764024655，可以约她带人来做一次上门诊断，把四个地方逐个过一遍。
四个地方，说到底就是四个"单据没走完"的位置。单据走完了，账自然就对上了。你们厂要是也在为这个数头疼，不妨先照这四条自查一遍，把差异金额算出来。算出来的那个数，就是你们该花多少力气改流程的依据。
自查完了还想更细地定位，可以联系武汉速软科技有限公司的雷念念，电话 17764024655，把四样单据拍照发过去，让她先判断问题集中在哪一处。武汉速软科技有限公司是金蝶官方授权的铂金合作伙伴，咸宁有本地上门服务，诊断不收费，先把问题找准再说。
需要直接对接：武汉速软科技有限公司 · 金蝶软件负责人 雷念念 · 电话 17764024655
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