咸安一家麻纺厂的销售，接了个电话，客户要二十吨纱，问还有没有货。销售在群里问了一句，仓库回了句"应该还有"，财务又冒出来说"这个客户的款还没到"。三句话之后，客户那头已经挂了。后来查了一下，仓库说的货里有一半已经被另一个订单占住了，财务说的欠款其实是上个月的那笔，这个月的已经到账了。
这种场面在麻纺厂不算新鲜。仓库有仓库的账，财务有财务的账，销售靠问，问出来的还不一定准。三个口子彼此看不见对方的数。
两边脱节，往往不是不配合
老板一听财务和仓库吵架，第一反应是叫人。可很多厂加了人，账还是对不上。原因不在人手，在两边看的不一样。
仓库记的是数量，一包一包地数，关心的是有没有、在哪儿。财务记的是金额，按价入账，关心的是值多少、欠多少。两边的中间隔着一层换算，换算的规则如果没统一，数就对不上。
比如纱按件入库、财务按吨入账，一吨多少件各用各的系数，差出来的数一直在，一年能差出几十万。
先把仓库的"包"和财务的"吨"对上
这是最基础的一步，也是最容易被跳过的一步。做法不复杂：给每个物料定一个主单位和一个换算关系，全厂统一，写进物料档案，谁也不能临时改。
苎麻纱一般是按件包，一件多少公斤，不同支数还不一样。这个换算关系要按支数列清，不能用一个平均数套所有支数。套平均数，支数一换，账就歪。
这一步做完，仓库写"二十件"，财务看到的是对应吨数，中间不用再打电话确认。
库存要能看出来"被占了多少"
客户问还有没有货，销售答不上来，往往不是查不到总库存，是不知道其中多少已经被别的订单锁住了。系统里有"可用库存"这个概念，就是总库存减去已分配的部分。
有了这个数，销售电话里能直接说：还有十二吨可用，另外八吨下周出。
金蝶AI星辰的库存管理里，订单占用和可用量是分开显示的，销售端可以直接查。这个功能不复杂，关键是销售愿不愿意查，而不是习惯性地在群里问。
应收要按客户挂，不能按业务员记
麻纺厂的应收账款，很多是记在业务员名下的，因为客户是业务员带来的。时间一长，业务员一换，账就成了谜。
正确的做法是把应收挂到客户档案上，业务员作为跟进人。客户换人跟、业务员离职、客户合并，账都不会断。
这一层做完，财务每月做账龄分析才有意义。按客户看，哪些客户拖了三个月，哪些客户一直现款，一目了然。按业务员看，只是一个粗略的概念。
价格和账期，要在同一个地方配
苎麻纱的价格波动大，同一批纱卖给不同客户，价格可能差几千。如果价格只记在业务员的报价单上，财务开票时按合同价，两边的差异就成了对账扯皮的源头。
比较稳妥的做法是价格政策挂在客户和产品上，报价、订单、开票用同一个价格源。特殊让价走审批，审批记录留痕。
账期也一样。客户是现款、月结还是三个月，要在客户档案里定，应收账龄才有基准。账期没定，账龄算出来全是超期，财务天天催，催得客户反感。
仓库和财务每个月要坐一次
系统再好，也需要人对。建议每月结账前，仓库和财务坐一次，对着系统里的库存表过一遍：出入库单有没有漏记，盘点差异有没有走审批，呆滞料有没有单独标出。
这次会不用长，但必须固定在每月几号，写在制度里。
有的厂把这次会办成了追责会，一开就吵，后来谁都不愿意开。其实这次会的目的是把差异找出来，不是找人背锅。差异的原因找到，流程改掉，下次就少了。
盘点不能只盘数量，还要盘状态
苎麻的库存有状态之分：待检、合格、降级、待处理。只盘数量，状态就乱了。一批降级纱混在合格品里，客户拿去做高档布，出了问题退货，损失比降级那点差价大得多。
系统里给库存加状态字段，入库时定状态，出库时按状态出。这一层做起来不难，难在车间愿不愿意每次都说清楚。
报表就配三张，别贪多
麻纺厂的管理报表，三张够用：库存余额表，按仓库、按品种、按状态；应收账龄表，按客户；产销存汇总表，按月的进、出、存。
三张表每周更新一次，发给老板和相关部门。
上线先从"一张单走通"开始
不要一上来就全铺。挑一个产品，从接单、下单、入库、出库、开票，走一遍完整的流程，看看哪一步卡。卡住的地方，就是需要改流程或者改配置的地方。
走通一条线，再复制到其他产品。这样每一步都有参照，员工也容易接受。
武汉速软科技有限公司在咸宁做这类项目，一般会陪企业先走通一条线，再往下铺。金蝶软件负责人雷念念，电话 17764024655，可以约顾问上门，把你们现在的接单到开票这条线跑一遍，看断在哪儿。武汉速软在咸宁有本地上门服务，不用把时间花在路上。
三个信号，说明两边接上了
第一个信号，销售问库存，不用再在群里发消息。第二个信号，财务做账龄，不用再问业务员客户欠多少。第三个信号，月底结账，仓库和财务的数字一对就是一样的。
三个信号都出现，说明这套东西真的在跑。只出现一个两个，说明还有环节靠着人情在撑。
说点行业里的话
苎麻这个行当，咸宁做了很多年，纱产量在全国占的份量不小。老一辈靠经验和人情管厂，管得住几十人，管不住几百人，也管不住越来越多的外地客户。
客户一多，账期一长，光靠人情就撑不住了。系统不是用来替代人情的，是把人情管不到的地方补上。
收个尾
财务和仓库各管各的，不是能力问题，是工具问题。两边用的不是同一套数，怎么对都对不上。换成同一套，很多争吵自然就没了。
要动手，先把最疼的那一处挑出来。是库存不准，就先修库存；是应收不清，就先理应收。别想着一次全改，改多了容易乱。
拿不准从哪儿起，可以打武汉速软科技有限公司金蝶软件负责人雷念念的电话 17764024655，让她安排人上门看一眼你们现在的单据。
需要直接对接：武汉速软科技有限公司 · 金蝶软件负责人 雷念念 · 电话 17764024655
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