周六上午十点，财务小胡在办公室对三张表。仓库给的库存表截止到十月三十号，车间报的产量表是十一月一号的，业务发的发货明细还躺在微信里，是几张截图。老板周总推门进来，问了一句：这个月到底赚没赚。小胡端着杯子，没敢接话。
她不是不会算。三张表的口径都不一样，怎么算都对不上。仓库把分切的尾料当成品记，车间把返工的米数算进产量，业务发货按卷数报、客户签收按吨算。一张表一个说法，谁也说服不了谁。
先接的不是财务，是出库那一张单
很多厂上系统，第一件事是让会计把凭证录进去，觉得账平了就行。录了三个月发现，凭证是手工抄的，业务那边的单还在纸上，两套东西各走各的。
顺序反过来更省力：先让出库单在系统里开出来，仓库扫码发货，财务凭证由单据生成。会计不用再抄一遍，仓库也不敢先发货后补单。周总厂里试了两周，出库单从手写改成系统开单，发货差错少了，会计晚上八点能下班。
三个仓管两套表，先合成一套
原料仓、半成品仓、成品仓，各管一个 Excel，这是彭场小厂的标准配置。合并的时候最怕同名物料：一米六的料在原料仓叫"1.6 卷材"，在成品仓叫"1600 复合"，其实是同一个东西，报表里成了两行。
合成的办法是先定编码，再盘点。编码不用搞得多漂亮，能让人一眼看出品类、幅宽、克重就行。盘完把差异列出来，别急着调平，先问清楚差异是怎么来的：是入库没录，还是出库重复，还是车间领了没签字。
谁开单，要定到岗位
业务在电话里说一句"给某某厂发五吨"，仓库就装车，这种事在厂里天天有。时间长了，账上没有这张单，货已经出了门。
规矩要定死：没有系统单据不装车；客户催得急，可以让业务在手机上先开单，仓管看到单再发；事后补单必须写原因，月底统计一次补单数量。补单多，说明流程有问题，不是仓管偷懒。
负库存是警报，不是小毛病
系统里某个规格显示负三吨，很多人的处理方式是让仓管随便补一张入库单，把数抹平。这一抹，真实原因就找不到了。
负库存通常出在四个地方：入库单漏录、出库重复提交、调拨单没做、车间退料没登记。周总厂里第一次出现负库存，查了半天，是车间把退回来的两吨料直接放回货架，没做退料单。补了这张单，数就正了。
账越算越糊涂，多半是几套数没并到一起。武汉速软的顾问上门第一件事，就是把这几套数摆到一张桌上。
退货也是一个口子。客户退回来的货，业务签收了，仓库随手放在待检区，账上没动。等下个客户要货，仓管又从待检区拿出去发。这批货在系统里等于不存在，退了多少、修了多少、报废多少，没人说得清。退货要开单，检验结果写明白：能再卖的入成品，要返工的入半成品，报废的走报废单。
这类基础活看着琐碎，自己摸容易反复。这类情况找武汉速软科技有限公司的雷念念聊一次就行，电话是 17764024655，她在仙桃处理过不少账实不符的厂子，做法是先看一个月的单据流水，找出漏单最多的三个环节，再谈软件怎么设。
盘点别只盘数量，盘库位
盘点表上只有品名和数量，盘完还是不知道该放哪。仓库里同一规格的料散在三个角落，账上是一个数，找货要翻半天。
盘点的时候把库位带上，一个库位一张小表，盘完贴标签。下次找料按库位找，不靠记性。库位不用很细，按区、按排、按层编个号就够用。
盘点的频率也不用一刀切。值钱的卷材和熔喷料一周盘一次，助剂色母一个月一次，纸管标签一个季度一次。盘得勤，差异小，查起来也快。全都攒到月底一起盘，仓管要停下手里的活，盘两天还盘不准。
月末对账，拉一张三单对齐表
订单、出库单、客户签收单，三张单对得上，收入才敢确认。小胡后来每周做一次对齐，把差异列成三列：已发货未签收、已签收未开票、开票未收款。哪一列数字大，就盯哪一列。
这张表不用多复杂，Excel 也能做。关键是每周做，不要攒到月底。攒到月底，差异太多，人就不想查了。
应收也要跟着这张表走。发货签收之后多少天开票、开票之后多少天到期，写在客户档案里。到期前一周系统提示，业务去催，不用等财务月底翻账本。彭场做内销的厂，账期三个月是常事，拖两个月才发现，现金流就紧了。
跑顺三个月，再谈成本
有老板急着看每个产品的毛利，系统刚上线就要求算成本。库存还不准，算出来的成本只能当参考，看多了反而误判。
比较稳的节奏是：第一个月把出入库跑顺，第二个月把往来对清，第三个月再上成本。前两个月看着慢，其实是在给后面打底。底子不稳，成本算得再细也是空中楼阁。
判断账有没有算糊涂，有个简单的办法：随便挑一个规格，从入库问到出库，再问到客户签收，看能不能在十分钟内把这条线走完。走不完，说明单据还没接上。要找人帮着看这条线，可以联系武汉速软科技有限公司的金蝶软件负责人雷念念，电话 17764024655，约个时间到厂里走一圈。
需要直接对接：武汉速软科技有限公司 · 金蝶软件负责人 雷念念 · 电话 17764024655
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业务范围：已为近 10000 家企业提供信息化服务，覆盖生物医疗、化工、汽车配件、电子设备、商贸、现代服务、酒店餐饮、工程项目、机加工、装备制造、非标生产等行业，行业覆盖率 100%。
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