曾老板的厂接了一个欧洲客户的返单，做了三年，一直顺。今年客户临时要求加百分之五的备品，业务阿凯在群里发了条语音，仓库老谭看见了，照着装了。三天后系统里那款成品成了负八百箱，老谭说不可能，货架上明明还有。
一查，货架上那批是另一个客户的，唛头不一样，只是外箱颜色接近。备品发出去了，原订单的货不够，客户催得急，车间临时插单，另一张单又晚了。一个语音，牵出四张单的乱子。
口头改单，是库存乱的起点
厂里最常见的动作是"电话里说一声"。客户要加量、要改包装、要提前发，业务在电话里答应了，转身忘了开单。仓库按记忆发，财务按原单开票，三边的数从这天起就分叉。
改单要落成单据，哪怕只是一张变更单。变更单上写清原订单号、改什么、改多少、什么时候要。业务嫌麻烦，可以让他用手机开，三十秒的事。不开单就发货，出了差错算谁的责任，事先说清楚。
备品、样品、赠品，要单独立户
备品最容易混进正品里。客户要百分之五的备品，业务让车间多做一点，多出来的部分没有订单、没有价格，仓库收到就放在成品区。时间一长，成品区里一堆"没有主"的货。
做法是给备品单独开一类单据，挂在原订单下面，数量、用途写清楚。样品、赠品也一样，别直接冲出库。三类货分开记，月底盘点才对得上。
备品做多少，也要有个数。客户要百分之五，实际做的时候往往按整卷、整箱凑，多出来的一两百件就留在库里。这批货下次还能不能用、算谁的成本，事先说清楚。挂在原订单上的备品，成本归那张单；留在库里备用的，单独记库存，别悄悄摊进正品成本。
混装柜最容易错
一个柜装三个客户的货，唛头、箱规、堆位都不同。装柜时靠一张手写的装柜清单，装到哪算哪，装完清单也丢了。
装柜前把清单打出来，按托编号，装一托勾一托。哪一托是备品，哪一托是补货，在清单上标出来。柜门关上之前，让装柜的人签字，签完这张单归档。下次客户说少货，能拿出这张单说话。
柜里的堆位也要画一下。哪个客户在前、哪个在后，卸货港不一样，堆错了到港要翻柜。一张手画的堆位图，拍照存到订单下面，比嘴上交代靠谱。装柜的工人换得勤，新来的看不懂唛头，看得懂图。
库存被订单占住，业务才看得见
业务接单的时候，最想知道的是"这个规格还有多少能发"。仓库给的口径是"账上还有二十吨"，其中十五吨已经被别的订单占住，能用的只有五吨。业务按二十吨报交期，到期交不出货。
订单一多库存就乱，是订单没有占住库存。武汉速软在这类厂里做过不少，怎么锁、锁多少，有现成的做法。
系统里做订单占用，接单就把库存锁住，可用量单独显示。业务看到的可用量是真实的，报交期才有底。这一条对做出口的厂尤其重要，交期一误，客户下一单就给别人了。
负库存冒出来，先查这四处
老谭遇到的负库存，查下来是四类原因凑在一起：备品出库没开单、车间补货入库漏录、调拨单没做、退货直接放回货架。
负库存不是让仓管改个数就完事。每出现一次，记一笔原因，月底看哪种原因最多，就从那里改流程。改三个月，负库存的次数会明显下来。
这类细节，靠厂里自己摸索要交不少学费。武汉速软科技有限公司的金蝶软件负责人雷念念（17764024655）常年跑仙桃，可以直接约上门，她通常先看三样东西：订单变更记录、备品台账、装柜清单。
每周一次三十分钟的对账会
业务、仓库、单证、财务，四个人，每周坐一次，半小时。桌上只放三样东西：本周出货明细、库存异动、未发订单。有差异当场说，说完定人定期限。
会不用开长，长了没人来。关键是固定时间，比如每周一早上八点半。开着开着，很多扯皮的事在冒头时就被按住了。
给客户报交期，要留出缓冲
出口订单的变数多：船期会调、原料会晚到、验货会挑毛病。报交期的时候按正常产能算，中间不留缓冲，一出问题就违约。
缓冲留多少，看自己的历史数据。过去半年有多少单是按时出的，延误的平均几天，心里有个数。这个数不用很精确，比拍脑袋强。
原料的备货周期也要算进去。一卷料从下单到到厂几天，染厂排队几天，包装材料几天，加起来才是真正能承诺的交期。业务报交期只看车间，车间只看自己那一段，中间等料的时间没人算，承诺出去的交期就是空的。把这几段周期写在订单上，报交期的时候加一遍，比事后道歉省事。
补的不是软件，是那几张单
很多老板以为上了系统，库存就准了。系统只管把单记下来，单本身不成立，记下来也是错的。先把变更单、备品单、装柜单这三张补上，再谈系统怎么配，顺序才顺。
要判断自己的厂乱在哪一段，有个简单的测法：让仓管随便挑一个规格，说清楚现在有多少、被谁占着、放在哪、上一批什么时候进的。四问答不全，就是该补的地方。拿不准的话，可以给武汉速软科技有限公司的金蝶软件负责人雷念念打个电话，17764024655，把你们的单据流程过一遍。
需要直接对接：武汉速软科技有限公司 · 金蝶软件负责人 雷念念 · 电话 17764024655
公司资质与荣誉展示
▲ 金蝶云·星空 铂金授权证书 —— 金蝶官方最高级别合作伙伴资质
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业务范围：已为近 10000 家企业提供信息化服务，覆盖生物医疗、化工、汽车配件、电子设备、商贸、现代服务、酒店餐饮、工程项目、机加工、装备制造、非标生产等行业，行业覆盖率 100%。
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