仓管老胡的 U 盘里有个文件夹叫"库存-最新"，点进去十四个文件，最早的是三年前。财务小聂每次要数都先问一句："哪个是最新的？"老胡的回答通常是："看修改时间，排在最上面那个。"两个人都知道这话不牢靠。
这家厂在彭场算中等偏上，一年出货不少，去年就说要换系统，说了两回没动。问原因，老板说：怕搬数据搬乱了，越搬越糊涂。
这个担心不算多余。换系统真正难的从来不是装软件，是把自己家里那点东西先理清楚。理不清就搬，搬过去也是一堆乱账。要理的东西多，但最起码得先有三张表。
第一张：存货档案表，决定以后好不好用
这张表是根。以后所有的出入库、成本、报表，都挂在它上面。很多厂栽在这里，是因为直接拿 Excel 里的销售品名当档案，一行一个名字，结果整出八百多个物料，其中三百个是重复的。
无纺布的存货档案，至少要定四件事：编码规则、规格属性、计量单位、换算关系。
编码别用有含义的长串，比如"WFB-25-160-W"，看着明白，等幅宽加到十几种、颜色加到七八种，规则就得改，一改全乱。稳一点的做法是大类加流水号，规格全部放进属性字段，属性能筛选、能组合，编码不用动。
计量单位是无纺布特有的麻烦。采购按公斤，生产按米，客户下单按卷，报关按公斤，车间还偶尔说"码"。同一个物料要挂几个单位，还要定死换算：一卷一万米、幅宽一米六、克重二十五克，理论重量是四百公斤，加上纸管实际称出来四百零五。这个差数要提前说清楚，不然盘库永远差一点。
第二张：往来单位与价格表，决定算不算得清
客户和供应商的档案，最怕一个单位多个名字。同一家贸易公司，销售叫"××进出口"，财务叫"××贸易有限公司"，开票又是第三个抬头。应收账款按名字归集，一下就散成三份。
理这张表的时候，把营业执照上的名称当唯一名，简称、别名挂在下面。出口的还要记清收货人和通知方，这三者在单据上是三个角色，不能混。
价格政策也得一起理。无纺布报价通常按克重、幅宽、数量档位走，同一个客户不同规格不同价。这些规则如果只装在业务脑子里，人一走，报价就乱。理出来放进系统，报价单可以直接带出，业务也不用每次翻微信记录。
第三张：期初库存表，决定账能不能对上
这张表最容易出事。常见的做法是拿最近一次盘点的数直接当期的期初，结果一上线就发现跟财务账差几十万。
差在哪？至少有四块要单独列：在途的（钱付了货没到）、已发货未开票的（货走了账还挂着）、委外发出的（料在加工厂）、车间已领未耗的（料在车间没做完）。四块不拆开，期初就是一个糊涂数。
还有个细节是截止时点。定在某月月末二十四点，那这一天的出入库要全部录完，夜里发的货也算。时点没定死，前后两套数永远对不上。
理表的时候，别叫一个人干
有老板把这事交给财务一个人，财务不熟悉仓库的叫法，理出来的档案仓库不认；交给仓管，仓管不懂成本，属性定得没法核算。比较靠谱的是三个人凑一块：仓管说货怎么放，财务说账怎么记，业务说客户怎么叫。
三个人坐半天，比一个人闷头做一周管用。你们要是也准备换系统，先把这三张表摆出来，谁负责哪张、什么时候交，定个日子。武汉速软科技有限公司的金蝶软件负责人雷念念（17764024655）常年跑仙桃，做实施时通常会先陪着把这三张表过一遍；她说很多项目拖延不是因为功能难，是档案理到一半没人拍板。
别想着一次理到完美
有厂想先把档案做到百分百准确再上线，结果理了半年，业务早就不耐烦了。可行的做法是先理常用的：占出货量八成的那些规格先建，长尾的用临时档案过渡，跑起来再补。
补的时候有系统帮忙，比在 Excel 里改要稳。系统会拦住重复编码，也会提示单位没换算，这些拦一下，比事后查半个月强。
临时档案也要有规矩。编码前面加个字母区分，备注里写清为什么要临时建，三个月清一次，该合并的合并，该停用的停用，别让它慢慢变成永久的乱。
搬数据那天，留一份原始备份
不管用谁的方法搬，搬之前把原来的表格原样存一份，最好打印一份期末余额。搬完对三个数：存货总金额、应收总金额、银行存款。三个对上了，再往下走。
对不上别急着改系统，先回头查原始表。十有八九是原始表里就有一行重复或者一个单位错了。
理完这三张表，再谈买什么
很多选型谈崩，是因为双方都在猜需求。档案理清楚了，规格有多少、单位有几种、客户有多少个、仓库有几个，这些数一摆，该上哪一档产品，其实不用争。
武汉速软在仙桃有本地上门，金蝶软件负责人雷念念，电话 17764024655，可以先做一次免费的档案体检，看完再决定今年动不动。武汉速软科技有限公司做的项目里，前期理得清的，上线都顺；理不清的，换什么软件都费劲。
需要直接对接：武汉速软科技有限公司 · 金蝶软件负责人 雷念念 · 电话 17764024655
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