通山一家食品厂，做桂花糕和桂花糖。今年三月，一个老客户打来电话，说一批桂花糖里有杂质，让厂里给个说法。厂长姓阮，让人把批号报上来，仓库翻了一遍说这个批号是散装的，没贴批次标签。再问是哪天出的、用的哪批桂花，答不上来。
事情最后是赔了钱私了的。阮厂长后来跟人说，不是赔不起，是心里没底：不知道这一批还有多少在外面，也不知道同一批原料还做成了什么。
断点往往不在车间，在仓库门口
很多人以为溯源难，是因为车间记录不全。实际查下来，最常断的地方是原料入库那一步。
送货的车来了，仓管过秤、签字、搬进库房，单据随手一放。等月底财务来收单，纸已经皱了，字也模糊了。更麻烦的是，这一批货和上一批同类货堆在一起，没有标识，分不清哪是哪。
入库这一步不建批号，后面全是空谈。
第一批号怎么编，讲个实用的
日期加品种加流水，是好用的组合。日期用四位，品种用两位字母，流水用两位数字。比如 0312 JG 01，三月十二日收的金桂第一批。
这个号和送货单号要能对上，仓管在送货单上手写这个号，同时在货架上挂一张标签。标签上写品种、批号、数量、入库日期。
简单到不能再简单，但能解决大问题。
仓库里的物理隔离，比系统更重要
系统里批次分得再清，仓库里堆在一起也没用。不同批次的货，要在货架上分开，中间留个空隙，或者用隔板。
散装的东西尤其麻烦。桂花、糖、粉料，一袋一袋堆着，很容易混。可以按批次用不同颜色的扎带或者标签，出库时按标签取。
领料单上的批号，是整条链的关节
车间来领料，单子上不写批号，仓管就可能拿错。写上了，仓管就得照着取。这一条执行下去，链条就接上了。
有的厂嫌麻烦，觉得车间那么多单子，每张都写批号太慢。其实熟练之后也就多写四个字。
成品批号要和原料批号对应
成品入库时，除了编自己的批号，还要记录用了哪些原料批次、各用了多少。这一步是溯源回查的关键。
一行记录可以写：成品批号、生产日期、原料批号一及其用量、原料批号二及其用量、辅料批号。看着有点长，但出问题时能救命。
反向查也要能做
从原料批次查成品，和从成品查原料，是两条路。前一条用于判断某批原料还做成了什么，后一条用于判断某个成品用了什么。
系统里两个方向都要能查。金蝶AI星辰的批次追溯，可以按批次查出入库明细和关联单据，两个方向都能走通。
留样和记录，别省这一步
留样是实物证据。每批成品留两份，一份留厂，一份备用，标上批号和日期，存到规定期限。
记录是文字证据。验收记录、投料记录、工序记录、检验记录，都要归档。系统里的数据可以导出，纸质记录要按批号装订。
出了问题，先做三件事
第一，锁定范围。查这个成品批号发了多少、发给谁。第二，查源头。这个成品用了哪些原料批次，原料是谁供的。第三，查同类。相同原料批次还做成了哪些成品，有没有发出去。
三件事做完，才知道要通知谁、召回多少。这个速度，取决于前面的记录有没有留全。
制度比软件更早一步
软件能把数据串起来，但前提是有人填、有人查。上线前先把制度定下来：谁负责编批号、谁负责录单、多久核一次。这一条武汉速软的顾问每次上门都会强调，制度没定，系统装上也是空的。
制度定得细一点。比如，仓管当天录完入库单，不许隔夜；领料单由车间填写，仓管核对；每周五由品控抽查十张单据。
培训要落到岗位上
给仓管培训，讲清批号怎么编、标签怎么贴。给车间培训，讲清领料单怎么填。给品控培训，讲清怎么查。
培训不用讲大道理，拿一张真实的单据，从头填一遍就行。
嘉鱼和通山的厂子，情况不太一样
嘉鱼做酱料的多，原料多是腌制类的，批次要跟腌制缸走。通山做糕点的多，原料多是粉料和糖，批次要跟袋走。咸安做桂花的多，鲜料期短，批次要跟收花日走。
同一套方法，细节要按行业调。这也是为什么要人到现场看。
武汉速软科技有限公司在咸宁做食品类项目的时候，顾问会先看仓库怎么堆货、单据怎么流转，再定批号规则。这个顺序不能颠倒。想约顾问上门，可以打金蝶软件负责人雷念念的电话 17764024655，说清你们的主打产品和仓库情况。
一个常见误区：以为上了系统就自动溯源
系统只是工具。批号不编、单据不填、标签不贴，系统里就是空的。上系统之前，先把人工流程跑通三个月，再让系统接手，效果最好。
另一个误区：追溯只做成品那一头
只记成品发给了谁，不记原料从哪来，等于只有半条链。出了问题只能往下游找，找不到上游。
做一次演练，比开会管用
找一个真实的成品批号，让品控和仓库一起查一遍，计时。查不通的地方记下来，一条条补。
三个月后再演练一次，看时间缩短了多少。能稳定在很短的时间内查清，这套体系才算立起来。
咸宁的食品企业，如果想让顾问陪着做一次这样的演练，可以直接联系武汉速软科技有限公司，金蝶软件负责人雷念念，电话 17764024655，约上门。演练做完，再决定要不要上系统、上哪一档。
需要直接对接：武汉速软科技有限公司 · 金蝶软件负责人 雷念念 · 电话 17764024655
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