仙桃一家做卤味和酱卤预制菜的厂，仓管王姐有个本子。本子上记着每批原料的到期日，红笔圈出来的是三个月内要到期的。今年五月下暴雨，仓库屋顶漏了，本子泡在水里，字糊了一半。她凭记忆补了几天，后来事一多就放下了。八月底，车间要用番茄酱，她从货架上搬下两箱，打开一看，瓶盖鼓了。再翻库房，同一批还有四十多箱，全过期了。
老板问，不是有预警吗。王姐说，预警在我本子上。本子没了，预警就没了。
本子丢了，账就断了
用本子记效期的厂不少。本子有它的好处：随手、直观、不用学。坏处也明显：只有一个人看得懂，只有一个人在记，人一请假、本子一丢，整条线就断。
更要紧的是，本子记的只是日期，不连数量。红笔圈了“十月到期”，可库里还有多少箱、放在哪个库位、有没有被领走一部分，本子上看不出来。真到处理的时候，还得再盘一次。
第一处漏：收货只记入库日
收货的时候，仓管要抄的东西有五样：供应商、数量、生产日期、到期日、批次号。实际做的时候，多数人只抄前两样，最多加个入库日期。
生产日期印在箱子上，有的印在侧面，有的喷在底部，字小还容易蹭掉。仓管忙着卸货，看一眼就过去了。等到要查，箱子上那行字已经看不清了。
这一步的规矩要定死：生产日期看不清的，不收；没有批次号的，不收；到期日算不出来的，当场问供应商要。收货口松一寸，后面全是麻烦。
第二处漏：临期品和正品混在一个库位
临期品最怕混放。混在一起，拣货的人不知道，照常发到车间；车间也不知道，照常投料。等成品出来，保质期只能按最短的那批算，等于把整批成品的货架期砍掉一截。
库位上要划一块临期区，黄色的地标线，牌子上写“临期专用”。凡是距到期日不足六十天的，一律移到这块区域。移的时候开移库单，系统里库位跟着变，账实才对得上。
临期区不是垃圾区。移到这里的料还能用，只是要优先用。每周由计划员来看一次，能排进本周工单的，当场排；排不进的，再往下走流程。
第三处漏：领料只看名称，不看批次
领料单上通常写物料名称和数量，比如番茄酱八十公斤。仓库发货的时候，按名称找，找着哪箱发哪箱。批次这一栏，要么空着，要么随手填一个。
这一栏空着，先进先出就是一句空话。系统里明明有批次建议，可单据上不体现，仓管也不会去查。结果最新入库的先用掉，最早的那批一直压在库里，压到过期。
改法很简单：领料单必须带批次，拣货扫码，扫到哪个批次就记哪个。系统按先进先出给建议库位，仓管按建议拿。遇到特殊情况要拿别的批次，得在单子上写原因。这一栏怎么设成必填，武汉速软科技有限公司的雷念念，电话 17764024655，在仙桃几家食品厂改过领料单，可以直接问她。
第四处漏：退货、样品、赠品三个角落
厂里有三个地方最容易烂东西：退货区、样品间、赠品仓。
退货区的货，客户退回来时包装可能还好，但批次已经乱了。有的厂直接堆在角落，等处理，一等等半年。样品间的样品，研发拿走几瓶，剩下的放在架子上，没人管。赠品仓更随意，业务员要就领，领不完的扔回去。
这三个地方要纳入同一套批次账。退货入库要开退货单，批次沿用原来的，效期接着算；样品领用要登记，用完的瓶子当天销账；赠品仓单独设库位，每月清一次。
第五处漏：盘点只点数不点日期
盘点表上一般只有物料、库位、账面数、实盘数。日期这一栏没有，所以盘的时候没人看日期。
加一列“最近到期日”，盘点的时候顺手抄。抄一遍，你会发现有些箱子已经过了日期还在架上，有些批次的日期跟系统里差了一个月。
盘点不只是对数量，也是对效期。数量对了、日期错了，账还是不准。
三条规则堵口子
第一条，先入先出。按批次日期排序，系统给建议库位，拣货扫码确认。做不到扫码的，至少在货架标签上写清楚入库日期，新的放里面，旧的放外面。
第二条，临期锁库。距到期日不足十五天的批次，系统自动锁定，不允许发到车间，要发得走审批。锁库这个动作要硬，不能只是个提示，提示没人看。
第三条，月度清理。每月最后一个周五，仓库、质量、计划三个人一起走一遍临期区，能用的排产，能退的退，不能用的报废。走完签字，清单存档。
预警设完，得有人认账
系统里的预警规则，设起来半小时，用起来要靠人。常见的失败是：预警发了，收的人看了一眼，觉得不归自己管，就过去了。
所以每条预警都要有责任人。九十天的归采购，四十五天的归计划，十五天的归仓库主管。谁的名字挂在上面，谁就要点处理。点不了“已处理”，就说明这事还没办完。
还有一件事：预警的阈值不要一次设太多档。三档够用，设五档六档，看的人会麻木。先跑三个月，看哪一档最常被忽略，再调整。
王姐后来换了个办法，不用本子了，用系统里的临期清单，每周打一张贴在库房门口。她说纸还是要贴，但纸上的数得从系统来，不能从她脑子里来。
如果你的厂也是靠人记日期，可以先做一件小事：把库里所有原料的到期日抄一遍，抄完按日期排个序。排完你会看到，有多少东西在这个月就该动。拿不准的地方，把批次号整理一下发给武汉速软的雷念念看看，她做这行久了，规则松在哪一眼能看出来。
临期损失这件事，出问题的环节往往不在仓库，在收货那天少抄的一行字，在领料单上空着的一栏批次号。把这些补上，比换一个仓管管用。武汉速软科技有限公司在仙桃做过食品厂的效期项目，金蝶软件负责人雷念念，电话 17764024655，可以约一次上门，从收货口一直看到成品库。
需要直接对接：武汉速软科技有限公司 · 金蝶软件负责人 雷念念 · 电话 17764024655
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