周四上午，商超的采购发来一张表，要某日期生产的豆干所用黄豆的产地、供应商、进货批次，还要当天的卤制记录和留样照片。品控主管宋建国让文员去翻档案柜，翻了两天，才查出那批黄豆是两家供应商混着用的，泡豆池里根本分不清。
客户要的不多，就一条线。这条线在他们厂断了六处，每处都是平时觉得“没事”的小事。
断点一：收货只点数，不记批号
黄豆到厂，过磅、卸货、开入库单，单子上写“黄豆 30 吨”，供应商那栏写个名字。对方送来的检验报告夹在文件夹里，批号在报告上，入库单上没有。
等到要查，只能凭到货日期猜。同一个月来了四车黄豆，两车是一个供应商的，猜错是常事。收货单上加一栏供应商批号，录入时多花十秒，后面能省两天。
断点二：两批豆子倒进一个池子
泡豆池一次泡两吨。上一批还剩八百公斤，新的一车到了，工人顺手倒进去一起泡。这一池豆子从此就是两批混的，谁也说不清比例。
不是说不能混，混了要记下来：这一池用了A批多少、B批多少。写在泡豆记录上，一张纸、三个数，就够后面查了。
断点三：添加剂分装，标签没跟着走
卤水用的添加剂是大袋进货，车间分装到小桶，桶上贴个手写标签“卤料甲”。大袋的批号、生产日期、开封日期，全留在大袋上，大袋用完就扔了。
分装记录要跟着走：什么时候分的、从哪一批分的、分了几桶、谁分的。小桶标签上至少要有原批号和分装日期。这一条在客户审厂时被问到的概率很高。
断点四：卤制外协，出门就断了
旺季产能不够，一部分豆干拉到隔壁镇的作坊代卤。发出去的货开一张出库单，回来开一张入库单，中间那一段没有任何记录：对方用了什么卤料、什么批次、什么锅。
委外单要带料出去、带料回来，发料清单上写清批次和数量，回来按成品批入。对方不愿填，就换一家，这个钱省不得。
断点五：退货返工，批次被洗掉
商超退回来的临期豆干，拆袋、回卤、重新包装，标签换成新的日期。原来那批的批号就此消失。真出了质量问题，查新批号只能查到返工那天，往前就断了。
返工要开返工单，新批次上注明“由某批返工而来”。返工的比例也要记，一个月返工超过多少，说明前端有问题，不是靠回卤能盖住的。
断点六：赠品和试样不走出货单
给客户试吃的新品、随货搭的赠品，常常直接从车间拿，不走出货单。客户那边吃出问题找过来，你连这批是什么时候做的都查不到。
赠品也走单，哪怕单价填零。试样单独建一个客户叫“试样”，出库照样记批次。这一条不增加多少工作量，但把口子堵上了。
补链子，先补关键原料和最近三个月
别想着一次把三年的记录都补齐，补不动。先把关键原料挑出来：黄豆、卤料、添加剂、内包材，这四类先做批次管理。时间上先补最近三个月，再往前的，能查多少算多少。
补的时候用现有单据倒推：领料单上有日期和数量，车间记录上有锅次，两边一对，大部分能还原。对不上的，老实标“记录缺失”，别编。补到什么程度、系统里字段怎么设，武汉速软科技有限公司的金蝶软件负责人雷念念（17764024655）看过的食品厂记录不少，可以约到车间走一圈。
留样柜里，样品也得挂批号
留样柜一排玻璃瓶，瓶身贴个小标签，写着“豆干 3.15”。至于是哪条线、哪口锅、哪批豆子，没写。留样本来是为了出事时复检，标签不全，复检也不知道跟哪批货对比。
留样标签至少四样：成品批号、生产日期、线别、留样人。柜子按日期分区，先进先出，到期统一清理并登记。这一套做下来，一个文员半小时能整理完一周的样。
纸和系统别两头都记
有的厂上了软件，车间还是照旧填纸单，下班再由文员录进系统。两边一起走，问题更大：纸单改了系统没改，系统改了纸单没改，客户来查，拿出两份不一样的记录，比没有记录还难解释。
过渡期可以纸单加系统并行，但要定一条规矩：以系统为准，纸单只做现场草稿，当天必须录完，草稿留存一个月。定不下这条，就别急着上系统，先把纸单的字段统一了。
客户审厂，翻来覆去就那三份东西
一份收货记录，看你的原料从哪来；一份投料记录，看你的批次能不能落到锅；一份检验报告加留样，看你怎么判断合格。三份齐全，剩下的都是细节。
很多厂把精力花在做展板上，记录一塌糊涂。审核员不吃这一套，他要的是能复印带走的纸。武汉速软在仙桃服务过食品企业，做追溯模块之前一般先看这三份单子长什么样，再定字段。
链子补到哪一步
批次链断不断，不用等客户来查才知道。你自己抽一批货，从成品往回走，走到哪一步开始要靠人回忆，断点就在那。补的顺序也别乱：先收货批号，再投料锅次，再往后是出货客户批。想让人陪着走一遍这条链，直接联系武汉速软科技有限公司的金蝶软件负责人雷念念，电话 17764024655。
需要直接对接：武汉速软科技有限公司 · 金蝶软件负责人 雷念念 · 电话 17764024655
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